Ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử

có hợp pháp không?

Ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử là giải pháp phù hợp và hiệu quả trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển cũng như bối cảnh Việt Nam và nhiều quốc gia khác vẫn đang áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội và hạn chế di chuyển trên phạm vi toàn cầu nhằm phòng tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh Covid-19.

Hợp đồng ký kết bằng chữ ký điện tử được pháp luật thừa nhận như hợp đồng với hình thức văn bản thông thường

– Chữ ký điện tử là gì?

Pháp luật hiện hành chưa có định nghĩa thế nào là chữ kýđiện tử. Luật giao dịch điện tử năm 2015 chỉ ra các đặc tính của chữ ký điện tử, bao gồm:

Được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử;
Được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với hợp đồng điện tử (ví dụ, dưới định dạng PDF hoặc Word);
Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người.

Thông thường, chữ ký điện tử có các hình thức phổ biến như chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh

Thứ nhất, chữ ký số:

Chữ ký số được sử dụng phổ biến khi các tổ chức nộp tờ khai hải quan, bảo hiểm xã hội, nộp thuế qua mạng, phát hành hóa đơn điện tử và tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử qua hệ thống ngân hàng.

Về giao kết hợp đồng, chữ ký số được sử dụng giao kết các hợp đồng nhỏ lẻ, ít được sử dụng trong giao kết các hợp đồng có giá trị lớn.

Muốn sử dụng chữ ký số, các bên trong giao dịch phải sử dụng một nền tảng và thiết bị chuyên dụng do công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp để tạo chữ ký số. Chữ ký số được tạo ra sau đó được chèn dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.

Thứ hai, chữ ký scan:

Đối với các hợp đồng nhiều bên và các bên không ở cùng một địa điểm, ký hợp đồng bằng chữ ký scan là giải pháp hữu hiệu nhất. Thực tế, hình thức chữ ký scan sử dụng thông dụng trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch đa quốc gia và có yếu tố nước ngoài về mặt chủ thể.

Cách thức sử dụng chữ ký scan: Hợp đồng được người ký in ra từ tệp dữ liệu điện tử và người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống.

Hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử (scan) sau đó bản scanning được gửi đi bằng thư điện tử.

Thứ ba, chữ ký hình ảnh:

Hiện nay, chữ ký hình ảnh được sử dụng nhiều trong hợp đồng có giá trị không lớn và được ký nhiều lần, lặp đi lặp lại, đồng thời người ký không ở cùng một địa điểm mà hợp đồng có thể in và ký bằng chữ ký sống.

Cách thức sử dụng chữ ký hình ảnh: Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng sau đó được gửi đi bằng thư điện tử.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo pháp luật Việt Nam

Luật giao dịch điện tử năm 2015 quy định về tính pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

Đối với văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
Đối với văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.

Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 quy định rõ chữ ký số là một loại chữ ký điện tử. Văn bản được ký bằng chữ ký số không bắt buộc phải có con dấu. Chữ ký số được công nhận trong việc gửi tài liệu cho Tòa án và không làm phát sinh vấn đề về hiệu lực.

Về chữ ký scan và chữ ký hình ảnh: Pháp luật Việt Nam chưa quy định cụ thể nên chữ ký scan và chữ ký hình ảnh không đương nhiên được coi là một loại chữ ký điện tử và hợp đồng được ký bằng chữ ký scan và chữ ký hình ảnh theo cách thức nêu trên không đương nhiên có hiệu lực.

Tuy nhiên, cũng không thể loại trừ hiệu lực của văn bản, giao dịch được ký bằng chữ ký scan và chữ ký hình ảnh nếu giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực.

– Hợp đồng ký kết thông qua phương thức điện tử được pháp luật thừa nhận

Bộ luật dân sự năm 2015 quy định hình thức giao kết hợp đồng bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Liên quan đến hình thức giao kết hợp đồng bằng văn bản, Khoản 4 Điều 400 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: “Thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản”.

Quy định này chỉ đề cập đến chữ ký mà không yêu cầu cụ thể chữ ký sống hay chữ ký điện tử. Như vậy, nếu một bên trong giao dịch không thể ký sống được thì có thể dùng một hình thức chấp nhận khác để thể hiện ý chí chấp thuận toàn bộ nội dung thỏa thuận, có thể dùng chữ ký số, chữ ký scan, chữ ký hình ảnh, điểm chỉ bằng vân tay,…Như vậy, giao dịch thông qua phương thức điện tử hoàn toàn được pháp luật thừa nhận nếu đáp ứng các điều kiện giao dịch có hiệu lực theo quy định pháp luật hiện hành.