Thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? ketoandayroi sẽ tổng hợp tất cả những câu hỏi thông thường về nội dung của hóa đơn điện tử để các bạn hiểu và nắm kỹ hơn khi áp dụng dưới đây
Theo điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng và Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ or thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119
NHỮNG CÂU HỎI THÔNG THƯỜNG
1. Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Từ ngày 01/11/2018:
Bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử
2. Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi Hóa đơn điện tử cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?
a. Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
b. Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
c. Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
3. Hóa đơn điện tử có liên không?
Với hóa đơn giấy truyền thống thường có từ 2 cho đến 9 liên.
Hóa đơn điện tử không quy định số liên do hóa đơn là bản điện tử chỉ có duy nhất một file dữ liệu. Hóa đơn điện tử có thể in chuyển đổi ra giấy để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa
4. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn
Với hóa đơn điện tử do thiết kế là dạng điện tử nên không quy định số dòng trên một hóa đơn. Theo công văn 820/TCT-DNL hướng dẫn Đối với việc in ra thì được quy định thể hiện như sau: hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (Trong đó X là số thự tự của Trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
5. Thời điểm ký HDĐT là ngày Bán hàng hay Ngày hoàn thành thanh toán
Thời điểm ký Hóa đơn điện tử – Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ví Dụ: Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không ?
Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức). Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt ở thời điểm thu tiền
6. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường
a. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm trang bị các thiết bị để tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
b. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
♥ Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định.
♥ Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra gọi điện tới số tổng đài của Tổng cục Thuể để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và Tổng cục Thuế thực hiện cung cấp thông tin hóa đơn điện tử dưới dạng tin nhắn vào số điện thoại của người có thẩm quyền đang kiểm tra.
7. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy
Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:
Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”).
8. Hóa đơn điện tử có thể lùi ngày xuất hóa đơn được không?
Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn.
Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư
10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính.
Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn…. là thực hiện không đúng theo quy định.
9. Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không?
Theo quy định về In chuyển đổi thì DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi.
“Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”
Tuy nhiên, nếu DN đã được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN có thể làm công văn đến CQT quản lý trực tiếp để được miễn đóng dấu nếu CQT xem xét thấy phù hợp.
10. Người sử dụng nên lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Dữ liệu HĐĐT được lưu trên các servers trên đám mây của nhà cung cấp.
Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể lưu riêng cho mình để dự phòng/backup.
Dựa vào đường link có trong email mà phần mềm gửi cho, download file xml về để lưu trữ.
Có thể định kỳ vào phần mềm download các HĐĐT (các file xml) về để lưu trữ.
11. Lưu trữ chứng từ kế toán đối với hóa đơn điện tử
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty nhận được hóa đơn điện tử bản giấy của các Doanh nghiệp khác không ghi dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” thì các hóa đơn trên không phải là hóa đơn điện tử chuyển đổi và không có giá trị pháp lý theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải thực hiện lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu bằng cách sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến
12. Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không? Phải làm gì khi vận chuyển hàng hóa trong trường hợp này?
Không bị phạt.
+ Có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng ( bao gồm ứng dụng đọc file).
13. Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không?
Không. “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”.
14. Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử hay không? Có sử dụng chữ ký của nhà cung cấp CKS khác được không?
Có thể dùng chung CKS với các dịch vụ khác.
Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác.
Tuy nhiên, CKS này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
15. Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…).
Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.
16. Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không?
Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.
17. Hóa đơn điện tử có cần in ra File cứng để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan Thuế có yêu cầu Doanh nghiệp in ra File cứng không?
Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
18. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
⊕ Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
⊕ Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
⊕ Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
⊕ Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.
19. Khi mua ô tô hay xe máy thì gửi hóa đơn điện tử cho Cơ quan công an như thế nào?
Khi tổ chức, cá nhân mua ô tô hoặc xe máy khi đăng ký giấy tờ xe với cơ quan công an thì tổ chức, cá nhân đề nghị nhà cung cấp in hóa đơn điện tử ở dạng chuyển đổi và phải có cum từ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ “ căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn chuyển đổi chỉ được phép in từ phần mềm lập hóa đơn điện tử 1 lần duy nhất và có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy liên 2 giao cho khách hàng để cơ quan công an lưu trữ làm đăng ký.
20. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực?
Hoá đơn có mã xác thực (HĐĐTXT) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Đối với HĐĐTXT, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
Như vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó.
HĐĐTXT: với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập.
HĐĐTXT: doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet.
HĐĐTXT : đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.
HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn.
HĐĐTXT: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.
21. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn thì phần mềm tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục khác. Doanh nghiệp kiểm tra lại xem có chính xác chưa. Để khi nộp báo cáo tránh sai sót.
Trên phần mềm Hóa Đơn Điện Tử có chức năng kết xuất hóa đơn ra file Exel và Xml. Tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế Doanh nghiệp in ra. Và nộp tại web: nhantokhai.gdt.gov tương tự như hóa đơn giấy hiện nay.
Khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đỡ mất thời gian hơn hóa đơn giấy. Vì không phải dò và đánh lại từng hóa đơn giấy. Mà hóa đơn điện tử tự cập nhật những hóa đơn đã sử dụng.
ketoadayroi chia sẻ về việc lùi thời gian sử dụng hoá đơn điện tử mới nhất
