Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp là hoạt động quan trọng. Nó không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt, mà còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến. Tuy vậy, hiện nay không ít các doanh nghiệp vẫn còn loay hoay chưa tìm ra câu trả lời cho bài toán quản lý dòng tiền hiệu quả.
Dòng tiền trong doanh nghiệp là gì?
Dòng tiền trong doanh nghiệp là một thuật ngữ kế toán dùng để chỉ số tiền mà một công ty nhận được hoặc phải chi ra trong một khoảng thời gian xác định, hay trong một dự án nhất định.
Theo hoạt động, dòng tiền được phân ra làm 3 loại chính:
⊕ Dòng tiền hoạt động: được tính toán trên kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của một doanh nghiệp. Đây cũng là dòng tiền được các nhà đầu tư quan tâm nhất.
⊕ Dòng tiền đầu tư: là dòng tiền tính trên các hoạt động sử dụng vốn, như đầu tư hay mua lại doanh nghiệp khác.
⊕ Dòng tiền tài chính: tính trên các hoạt động tài chính như vay/ trả nợ, phát hành hay mua lại cổ phiếu, thanh toán cổ tức…
Vai trò của quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp
Dòng tiền là nguồn lực vô cùng quan trọng đối với các hoạt động trong doanh nghiệp. Quản trị dòng tiền hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
♥ Chủ động hơn nếu xảy ra tình hình thiếu hụt tiền mặt;
♥ Giảm sự phụ thuộc vào Ngân hàng, tiết kiệm các chi phí tài chính;
♥ Có kế hoạch đầu tư, chủ động sử dụng vốn tiền mặt dư thừa một cách linh hoạt;
♥ Đảm bảo “sức khỏe tài chính” đối với các bên có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp.
Cách cân đối dòng tiền trong doanh nghiệp
Có thể hiểu một cách đơn giản, cân đối dòng tiền là trì hoãn các khoản chi đến mức có thể trong khi tăng cường thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu. Dưới đây là một số gợi ý cho cách cân đối dòng tiền trong doanh nghiệp.
1. Tính toán và dự đoán cẩn trọng các dòng tiền trong tương lai
Lập các dự báo về tình hình dòng tiền cho năm/ quý tiếp theo hoặc thậm chí là tuần tới nếu công ty đang gặp tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán. Tiếp đó, có những dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó khăn về tiền trước khi nó xảy ra.
Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, được cân đối trên nhiều yếu tố khác nhau, gồm: việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, tính toán từ các khoản phải chi, khả năng yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp.
Dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ các nguồn khác nhau. Bước tiếp theo là có những hiểu biết nhất định về số tiền phải chi và thời điểm phải chi.
2. Cải thiện các khoản phải thu
Nếu doanh nghiệp gặp vấn đề với các khoản phải thu, dưới đây là một số gợi ý cụ thể để giải quyết vấn đề này:
♠ Cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán hấp dẫn cho khách hàng, khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng.
♠ Xây dựng chính sách bán hàng kèm bảng giá và thời hạn tiến độ thanh toán hợp lý.
♠ Có hướng xử lý nhanh với các hàng hóa tồn kho lâu ngày.
♠ Phát hành hóa đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm trễ. Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện khi có những khoản nợ tồn đọng.
3. Quản lý công nợ phải trả
⊗ Vận dụng tối đa lợi thế từ những điều khoản phải mua chịu. Giả sử, khi nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, thì không nên trả trong vòng 15 ngày. Tốt nhất, nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn thanh toán.
⊗ Thực hiện đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài chính của công ty, thuận lợi nếu công ty muốn trì hoãn thanh toán.
⊗ Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận việc thanh toán sớm để hưởng chiết khấu từ bên cung cấp.
⊗ Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp với giá bán và chính sách bán hàng hấp dẫn.
4. Hạn chế hàng tồn kho
Hạn chế hàng tồn kho bằng cách tìm kiếm khách hàng mới hay có chính sách thúc đẩy bán hàng, khuyến mãi, tặng kèm… Không nên cung cấp hàng hóa tiếp đối với các khách hàng nợ quá hạn thanh toán.
5. Xác định cơ cấu vốn hợp lý
Để nắm rõ được dòng tiền của mình đang đi đâu về đâu, doanh nghiệp cần lập cho mình báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng tháng, quý, để biết phản ánh quá khứ của doanh nghiệp trong tháng vừa rồi như thế nào.
Quản lý tài chính doanh nghiệp với CEO là phản ánh thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp, tìm ra lãi lỗ, dự báo kinh doanh, cải thiện khó khăn và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Quản lý tài chính là kỹ năng quan trọng và cần thiết với người lãnh đạo, trong đó bao gồm lập kế hoạch tài chính, giám sát doanh thu, chi phí, xây dựng quỹ dự phòng.
Tất cả những khía cạnh này khi được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp CEO điều hành doanh nghiệp trơn tru, vượt qua những tình thế khó khăn.
Quản lý tài chính đem lại lợi ích gì cho chủ doanh nghiệp
Quản lý tài chính hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp. Các hoạt động trong quản lý tài chính bao gồm: kế toán, dự báo kinh doanh, báo cáo tài chính… là nền tảng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Quản lý tài chính là con đường để doanh nghiệp thành công. CEO biết được doanh nghiệp mình có đang tạo ra lợi nhuận hay không, giúp bạn quyết định có thể chi trả các khoản thuê cửa hàng hoặc văn phòng, mua hàng tồn kho, trả lương nhân viên hay mua sắm thiết bị. Nhờ vào các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời còn giúp người quản lý đưa ra các ké hoạch tăng trưởng, đa dạng hóa sản phẩm để tiếp cận thị trường tốt hơn.
Vẫn chưa đủ, quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ còn giúp lãnh đạo quyết định sản phẩm, dịch vụ và thị trường nào có lợi nhuận. Quản lý tài chính hiệu quả cung cấp cho bạn các công cụ để vạch ra lộ trình phát triển trong tương lai, điều chỉnh hướng đi khi cần thiết và giúp bạn tìm đường vượt qua những thời điểm đầy thử thách.
Nếu hoạt động kinh doanh phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn đi vay thì quản lý tài chính hiệu quả sẽ cung cấp thông tin để biết CEO có thể biết khả năng chi trả bao nhiêu hàng tháng. Nắm rõ tình hình tài chính, sẽ là yếu tố thuận lợi khi đàm phán kinh doanh, kêu gọi đầu tư, vay vốn..
Phân biệt lợi nhuận và dòng tiền
Đã khi nào bạn tự hỏi, doanh nghiệp của mình có lãi, nhưng tiền mặt thì không tăng? Vậy tiền nằm ở đâu ?
Đây là một câu hỏi lớn đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ về sự khác biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền. Mặc dù một doanh nghiệp SME có thể thấy doanh thu tăng và lợi nhuận, nhưng phần lớn tiền mặt thực tế lại đang bị ràng buộc trong các khoản phải thu hoặc hàng tồn kho. Điều này rất đúng đối với nhiều doanh nghiệp đang phát triển. Do đó, các dự báo về dòng tiền rất quan trọng đối với việc ra quyết định kinh doanh.
Việc phân biệt rõ 2 khái niệm này là điều cực quan trọng, để có thể hiểu rõ nhũng tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh, giúp cho tổ chức quản lý chặt chẽ hơn với hàng tồn kho và nợ nần ít nhất
Hiểu rõ các chỉ số tài chính
Tại sao đối thủ lại có nhiều lợi nhuận hơn ? Cùng một ngành kinh doanh, thị trường như nhau vậy tại sao họ phát triển hơn mình. Chắc chắn rằng, có nhiều yếu tố để đánh giá điều này. Còn ở góc độ quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ người lãnh đạo cần hiểu rõ các chỉ số tài chính cơ bản như: tỷ suất lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận ròng, chi phí biến đổi và cố định .. tất cả những chỉ số này đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Phân tích các chỉ số này để thấy rõ tác động của tỷ suất lợi nhuận đối với doanh thu, việc sử dụng vốn hiệu quả, làm đòn bẩy cho chi phí tài chính. Trong đó, phân tích hòa vốn đối với hoạt động kinh doanh cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng.
Phân tích tài chính thường xuyên
Bắt đầu bằng cách chẩn đoán tất cả các chuyển động tài chính trong doanh nghiệp. Bao gồm việc xác định tất cả các động thái đang thực hiện tạo ra sức tác động như nào, cần điều chỉnh ở đâu hay có cần lập kế hoạch lại trong toàn tổ chức? Và quan trọng hơn hết là kiểm soát chính xác tất cả các luồng vào ra trong một thời gian cụ thể ( có thể là một tháng hoặc một quý).
Sau đó, phân định tất cả các chi phí cố định và biến đổi theo tháng, từ đó xác định doanh nghiệp có thể tạo ra được bao nhiêu doanh thu để không bị rơi vào tình trạng dòng tiền âm.
Cập nhật dòng tiền hàng ngày
Dòng tiền doanh nghiệp phải được theo dõi liên tục để biết khi nào công ty đang tạo ra lãi và lỗ. Từ đó khắc phục các tình huống xấu có thể làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Cắt giảm chi phí
Điều quan trọng quản lý tài chính doanh nghiệp vừa nhỏ là phải kiểm soát được chi phí. Mọi doanh nghiệp đều có 2 loại chi phí hoạt động là: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Mặc dù chi phí cố định là loại chi phí doanh nghiệp phải trả hàng tháng cho dù không có doanh thu nhưng vẫn có thể tiết kiệm nếu biết cách.
